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    外貿英文開發信怎么寫及寫作要點

    很多人對開發信的問題很疑惑,今天我們摘抄了一篇文章并稍作修改,呈現給大家,并結合以前寫的關于開發信的文章,希望對外貿新手有幫助.

    Keyword: 英文開發信,開發信怎么寫,如何寫開發信,開發信標題,外貿開發信標題,開發信如何寫,外貿開發信!

    問:我進公司兩個多月了,起碼也發了一百封開發信,可是幾乎都象石沉大海一樣,我很困惑,不知道是不是自己的開發信定得不好,不夠吸引人,引不起人閱讀的興趣來?措辭方面一定也有不當. 我很想請各位過來人指點一下,一般第一次寫給客戶的開發信,應該如何措辭? 要寫得詳細些好還是簡單明了[一封簡單的開發信]些好?標題應該用什么才不致于被人當作垃圾郵件刪掉呢??[如何通過Email將我們的產品介紹轉到負責人的手中]

       回答1:

        Dear Mr. Jones:

        We understand from your information posted on Alibaba.com that you are in the market for textiles. We would like to take this opportunity to introduce our company and products, with the hope that we may work with Bright Ideas Imports in the future.

        We are a joint venture specializing in the manufacture and export of textiles. We have enclosed our catalog, which introduces our company in detail and covers the main products we supply at present. You may also visit our online company introduction at Http://www.mifan.org which includes our latest product line.

        Should any of these items be of interest to you, please let us know. We will be happy to give you a quotation upon receipt of your detailed requirements.

        We look forward to receiving your enquires soon.

        Sincerely,

        John Roberts
    回答2:商務信函寫作要點

        寫作商務信函并不要求您使用華麗優美的詞句。所有您需要做的就是,用簡單樸實的語言,準確的表達自己的意思,讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點,我們總結了幾方面的內容,希望對您寫作商務信函有借鑒作用。

        每一封信函的往來,都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函里體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解,以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”,于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其實我們簡單的來理解一下,每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句,用我/我們做主語,這樣才能讓我們的信函讀起來熱情,友好,就象兩個朋友之間的談話那樣簡單,自然,人性化。

        想象一下,如果您由于無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時,您會怎么說?我想您會說“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在電話中您會這樣說,為什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”?放棄這種所謂的“生意腔”吧,讓您的信也象談話那樣簡單,自然,人性化。

        由于您寫的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下,您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的,您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢?是歉意的,勸說性的,還是堅決的,要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。

        不管是生活中的交往還是生意上的合作,真誠是最重要也是最基礎的,所以您的信函也必須能夠充分體現您的真誠。不管說什么,都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍,確保如果此時對方正在電話中與您通話,他一定能夠感受到您的自然和真誠。

        跟您一樣,您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以,信函一定要寫得簡明扼要,短小精悍,切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容,請毫不留情的舍棄它們。因為這些內容不僅不能使交流通暢,反而會混淆視聽,非但不能讓讀者感興趣,反而會讓他們惱火,產生反感。

        我們這里所說的禮貌,并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮,多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流,那么就算您這次拒絕了對方的要求,也不會因此失去這個朋友,不會影響今后合作的機會。

        特別要注意,當雙方觀點不能統一時,我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時,請表現一下您的高姿態,您可以據理力爭,說明您的觀點,但注意要講究禮節禮貌,避免用冒犯性的語言。

        還要提醒一點,中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情,一旦過了頭,效果反而不好。禮貌過了頭,可能會變成阿諛奉承,真誠過了頭,也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好“度”,才能達到預期的效果。

        就象前面提到的,要用簡潔樸實的語言來寫信函,讓您的信函讀起來簡單,清楚,容易理解。用常見的單詞,避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達,就不要用詞組。多用短句,因為短句更容易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里,不要使用多個相同含義的單詞。比如,您前面寫了“goods have been sent”,那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。

        當涉及到數據或者具體的信息時,比如時間,地點,價格,貨號等等,盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚,更有助于加快事務的進程。

        請在郵件中寫上對方公司的名稱,或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的,而不是那種群發的通函,從而表示對此的重視。當然,如果您無法確定收信人的名字,那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

        前面我們說過,商務信函不需要用華麗的詞句。根據西方的語言習慣,他們更愿意使用簡練而樸實的語言。所以當我們跟西方人進行商務溝通時,也要盡量避免華麗復雜的詞句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”,就不如直接寫成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”,這樣才更加符合西方人的語言習慣。

        給買家的回復,千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復,從中去選擇合適的供應商。如果您的回復不夠及時,就可能因為搶不到先機而失去商機。

        這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到,事實上,E-mail的標題是很重要的一個部分,您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容,看起來象群發的垃圾郵件的話,很多買家就會直接刪除。比如這樣的標題“How are you?” ,“Can we work together?”,建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會顯得更加專業。

        寫完之后,一定要檢查。最基本是要確保拼寫和語法正確,然后檢查一下您所提供的事實,數據等是否有錯。我們都會犯錯,但即使在您的信函里有一個極小的失誤,也可能會破壞您在溝通方面的可信度,并使人對您表達的其他信息投下懷疑的陰影。
    回答3:
        可能你的prospects都不感興趣吧,這種情況好多人都遇到的。第一次給人家寫信,正規的格式還是應該有的,尤其是英國的客人。首先要說明來意,包括你通過什么途徑知道他們公司和地址的,這一點很重要,不要讓人家覺得你來路不明,否則第一印象就大打折扣了。其次,突出重點,簡單介紹你的公司,不要羅里羅嗦的,如果你們有自己的網站,告訴他網址,他可以仔細看。最后注意一下信尾的敬語,雖然外國人對中國人的英語要求不會高,但是寫得地道一點印象也自然會好一點。

        除了上面的寫信技巧外,我想發出去的信沒有回頭也可能有網絡的原因,因為國外好多國家都對中國的IP地址發過去的郵件全都當垃圾郵件處理,你的郵件對方可能根本沒收到就被對方的服務器刪掉了,這個你就要查查你的網絡服務商的郵箱系統是否是可靠的。

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